Udostępnij ten wpis
Wstęp
Pierwsza recenzja na blogu dotyczy aplikacji, która mogłaby być określana jest jako must-have. Niewiele jest bowiem aplikacji, które można z powodzeniem zainstalować przy niemal każdej implementacji produkcyjnej. Snując analogie do rynku aplikacji mobilnych, w świecie Androida i iOS’a, istnieje cały szereg aplikacji stanowiących absolutną podstawę – aplikacje, które każdy z nas zainstalował zaraz po kupieniu i uruchomieniu nowego telefonu. Czy Use Dynamics jest takim właśnie rozszerzeniem w naszym świecie Business Central? Zobaczmy.
Czym jest Use Dynamics
Zacznijmy od kilku meta danych. Use Dynamics to rozszerzenie ISV od Partnera Abakion, dystrybuowane całkowicie za darmo poprzez Microsoft AppSource ↗ dla Business Central online. Aplikacja wspiera obydwie edycje licencyjne, zarówno Essential jak i Premium, dostępna jest we wszystkich krajach i regionach, w których BC jest wspierane, natomiast obsługiwane języki to angielski i duński.
Rozszerzenie Use Dynamics dodaje do BC możliwość szybkiego dostępu do dodatkowych zasobów pomocy dla standardowej funkcjonalności aplikacji Business Central. Zasobami tymi są materiały instruktażowe wideo wraz z transkrypcjami tekstowymi do tych materiałów oraz merytorycznym wprowadzeniem do danego obszaru BC.
Jak działa Use Dynamics
Materiały wideo i transkrypcje do których aplikacja daje dostęp nie są wgrywane do bazy BC, na której instalujemy aplikację. Znajdują się na portalu www, który jest dostępny również pod adresem usedynamics.com ↗ dla wszystkich z poziomu zwykłej przeglądarki. Rolą aplikacji jest przekierowywanie użytkownika BC do odpowiednich zasobów na portalu otwierając podstronę portalu w nowej karcie przeglądarki (obok BC) lub bezpośrednio w BC w obiekcie typu Strona (na zasadach wbudowanej przeglądarki www).
Instalacja rozszerzenia
Instalacja rozszerzenia jest niemal bezobsługowa. Jedyne co musimy zrobić podczas instalacji to standardowo wybrać preferowany język, w którym aplikacja powinna funkcjonować (ale pamiętajmy, że wspierane języki to angielski i duński – duńskiego nie testowałem) i poczekać na zainstalowanie na środowisku.
Jak używać – menu
Po instalacji w interfejsie użytkownika powinniśmy zauważyć kilka drobnych zmian. Jedną z nich jest nowa pozycja w menu głównym dodana do dwóch standardowych profili, które są najczęściej wybierane jako te domyślne, czyli: Business Manager oraz Sales Order Processor.
W nowym menu Use Dynamics mamy trzy pozycje, z których każda wywołuje uruchomienie odpowiedniej sekcji portalu Use Dynamics w obiekcie typu Strona w Business Central (na zasadach wbudowanej przeglądarki www):
- Basic Training to skrót do otwarcia strony z katalogu zasobów portalu, odpowiedniej dla nowych użytkowników Business Central; filmy są tutaj podzielone na 3 rozdziały: User Interface, Introducing the Functional Areas, Navigation,
- Upgrading to BC to skrót do otwarcia strony z katalogu zasobów portalu dotyczącej: kopiowania firmy, księgowania bilansów otwarcia, parametryzacji systemu oraz przydzielania uprawnień i ról użytkownikom w systemie,
- Business Central otwiera z kolei główny katalog zasobów z filmami instruktażowymi podzielony na obszary w systemie BC.
W przypadku profili, do których Abakion nie dodał menu Use Dynamics, każdą z tych pozycji możemy wyszukać z poziomu głównej wyszukiwarki Business Central (dostępnej również ze skrótu klawiszowego Alt + Q).
Wyświetlanie portalu we wbudowanej przeglądarce www
Otwieranie stron www wewnątrz aplikacji Business Central, nie jest niestety rozwiązaniem doskonałym z punktu widzenia UX. Otwieranie osobnej strony www portalu Use Dynamics w obiekcie typu Strona samo z siebie może być mylące, ponieważ w ramach okna aplikacji BC, użytkownik widzi nagle zupełnie inny interfejs, nowe funkcje do nawigacji, dodatkową wyszukiwarkę treści, itd. O ile przeglądarkowe przyciski Wstecz i Dalej działają w większości przypadków prawidłowo i zgodnie z oczekiwaniami – najpierw przewijając historię strony zagnieżdżonej, a dopiero potem głównej – to na tym integracja strony-w-stronie się niestety kończy, więc zalet tego rozwiązania po prostu nie ma zbyt wielu.
Gdyby katalog zasobów był zbudowany w BC, w ramach interfejsu Business Central, użytkownik na pewno czułby się bardziej jak w domu i nie byłoby konieczności wychodzenia poza aplikację, używania wbudowanej przeglądarki www, itd. Same zasoby wciąż mogłyby być hostowane zewnętrznie. Niektóre bardziej zaawansowane elementy nawigacyjne (filtrowanie, wyszukiwanie) z pewnością byłyby wyzwaniem do budowy w BC, ale myślę, że gra byłaby warta świeczki.
Poza oczywistymi mankamentami wyświetlania zasobów portalu wewnątrz aplikacji BC (patrz powyżej), najbardziej uporczywą rzeczą jest brak obsługi pamięci dla wyświetlanych w ten sposób stron www w zakresie plików cookies. Każdorazowe otwarcie zasobów Use Dynamics w obiekcie typu Strona w BC skutkuje tym, że okno akceptacji plików cookies wyświetla się przy każdym kliknięciu / przejściu na kolejną podstronę / otwarciu kolejnego filmu instruktażowego, itd. Dzieje się to niezależnie od tego czy faktycznie zaakceptowaliśmy ciastka i na jakim poziomie czy w ogóle ich nie akceptowaliśmy. Wbudowana przeglądarka po prostu nie zapamiętuje naszego wyboru, więc portal pokazuje nam okno zgody na pliki cookie za każdym odświeżeniem strony i po każdym przejściu na kolejną podstronę portalu. Problem ten dotyczy zapewne nie samego rozszerzenia ISV, ale ograniczeń technicznych funkcji do wyświetlania stron www na zasadach wbudowanej przeglądarki. Należałoby więc rozwiązać ten problem od strony samego portalu w inny sposób niż dla standardowej strony www lub zrezygnować z wyświetlania strony portalu wewnątrz aplikacji BC.
Jak używać – akcja na stronach
Na szczęście pozycje w menu (i dostępne w wyszukiwarce) wyświetlające zawartość portalu w oknie BC to nie jedyny sposób na dostęp do zasobów Use Dynamics.
Ciekawszą moim zdaniem opcją (i tak naprawdę główną funkcjonalnością aplikacji) jest akcja Use Dynamics. Rozszerzenie dodaje akcję Use Dynamics na wybranych obiektach typu Strona, w szczególności na wybranych Stronach kartotek, dokumentów, list, arkuszy oraz niektórych Stron z ustawieniami.
Kliknięcie na akcję Use Dynamics powoduje otwarcie wyników wyszukiwania filmów w portalu Use Dynamics dla frazy zgodnej z nazwą obiektu Strony z BC, z której użytkownik uruchomił akcję. Kliknięcie na Use Dynamics z poziomu np. kartoteki nabywcy, wyświetli więc filmy z katalogu Use Dynamics, które odpowiadają frazie customer card. Co więcej wyniki wyświetlają się w nowej karcie przeglądarki, więc akcja nie korzysta już z funkcjonalności wbudowanej przeglądarki – i dobrze.
Akcja Use Dynamics została umieszczona na wybranych Stronach na końcu paska zadań w grupie akcji Powiązane, co przy mocno obładowanych akcjami Stronach powoduje, że znalezienie tej akcji jest po prostu bardzo czasochłonne, a potrafi być też frustrujące, jeżeli okaże się, że akcji na danej Stronie po prostu nie ma. Łatwiej zatem skorzystać ze skrótu klawiszowego Ctrl + U, który został przypisany akcji.
Jeżeli akcja została umieszczona na Stronie na której właśnie jesteśmy, skorzystanie ze skrótu klawiszowego wymienionego wyżej otworzy nam nową kartę przeglądarki z wynikami wyszukiwania. Natomiast jeżeli akcja nie została umieszczona na aktualnej Stronie, to skrót klawiszowy prawdopodobnie uruchomi widok źródła strony (skrót w przeglądarce Microsoft Edge), co również może być nieco frustrujące. Zawsze można też skorzystać z wyszukiwarki BC (Alt + Q), wpisać chociaż część frazy odpowiadającej akcji: use dyn i sprawdzić czy akcja pojawi się w wynikach wyszukiwania w miejscu, gdzie pojawiają się akcje znalezione na obecnej Stronie – jeżeli tak, nacisnąć Enter, aby ją uruchomić.
Akcje szybkiego dostępu
Mam cichą nadzieję, że Microsoft zezwoli kiedyś na umieszczanie przycisków akcji w grupie akcji szybkiego dostępu (w których obecnie są pasek wyszukiwania na stronie, tryb analityczny oraz od niedawna Copilot). Byłoby to idealne miejsce dla akcji Use Dynamics i znaczna poprawa dla UX tego rozszerzenia.
Zawartość portalu
Zawartość merytoryczna portalu, czyli filmy instruktażowe, ułożone są w katalogu w najbardziej intuicyjny z punktu widzenia użytkownika BC sposób, czyli wg obszarów funkcjonalnych. Dodatkowo filmy są również otagowane wg typu zawartości i poziomu użytkownika (klasyfikacje treści zupełnie takie same jak u mnie na blogu! 😀).
Materiałów w portalu jest dużo (obecnie ponad 600 filmów uzupełnionych o transkrypcje lub instrukcje tekstowe) i są wysokiej jakości. Duża część materiałów została przygotowana przez Sune Lohse z Abakion, którego możecie kojarzyć z wystąpień na konferencjach Directions. Warto zaznaczyć, że materiały przygotowane są w przystępnym języku, tzn. nie zawsze trzymają się ściśle nomenklatury znanej z dokumentacji Microsoftu. Podejrzewam, że jest to zabieg celowy, aby w łatwiejszy sposób wyjaśnić zawiłości danej funkcji w BC, a dodatkowo nie powiela się opisów funkcji z oficjalnej dokumentacji Microsoftu. Częściej też bazują na przykładach z życia wziętych i typowych scenariuszach użycia dla ustawień.
Zasoby pomocy Use Dynamics nie mają na celu zastąpienia wbudowanych w aplikację Business Central funkcji pomocy dla użytkownika (przewodniki, dymki, panel pomocy z odnośnikami do oficjalnej dokumentacji, itd.), mają natomiast uzupełniać te funkcje o bazę filmów instruktażowych, które w nieco inny sposób i innym językiem tłumaczą zasady działania i możliwości poszczególnych obszarów aplikacji.
Gdy wybierzemy interesujący nas materiał, zobaczymy typowy dla stron www odtwarzacz wideo, transkrypcję pod filmem, a po lewej stronie nawigację, z wybranym filmem umiejscowionym na playliście w ramach danego rozdziału. W panelu po lewej możemy szybko przeskoczyć do następnego filmu lub skorzystać z opcji filtrowania, aby podświetlić tylko filmy danego typu lub wg wybranego poziomu użytkownika.
Całość uzupełniona jest o wyszukiwarkę materiałów (z dosłownym dopasowywaniem szukanej frazy), co sprawia, że niczego nam nie brakuje w kontekście nawigacji po zasobach portalu.
Jeżeli postanowimy utworzyć konto na portalu, będziemy mogli zarządzać własnymi playlistami oraz będziemy mogli wziąć udział w darmowych kursach online (opartych o materiały wideo z portalu), które zakończone są egzaminami i certyfikacją Use Dynamics (cały program kursów, egzaminów i certyfikacji obecnie jest w fazie beta).
Dla kogo Use Dynamics
Rozszerzenie może nie jest niezbędne przy każdym wdrożeniu, ale na pewno idealnie uzupełni zapotrzebowanie na wiedzę użytkowników klienta. Szczególnie w sytuacji, gdy w projekcie klient niedoszacował potrzeb szkoleniowych swoich pracowników lub wręcz chciał zaoszczędzić na szkoleniach. Troskliwy konsultant chciałby zostawić takiemu klientowi jak najwięcej materiałów do dalszej nauki własnej, a oficjalna dokumentacja niektórych użytkowników po prostu nie przekonuje. Instalacja (przypominam – darmowa) Use Dynamics w takim przypadku będzie na pewno strzałem w 10-tkę.
Może to być też silne narzędzie w rękach klienta podczas on-boarding’u nowych pracowników, jako uzupełnienie dokumentacji projektowej, instrukcji użytkownika i scenariuszy testowych powstałych w trakcie wdrożenia oraz oficjalnej dokumentacji. Klient może wykorzystać też funkcjonalność kursów na portalu Use Dynamics, aby dać pracownikom możliwość potwierdzenia swojej wiedzy.
Podsumowanie i ocena
Czy Use Dynamics to „must-have” i pozycja na liście absolutnie podstawowych rozszerzeń do BC? Częściowo tak, częściowo nie. Nie na pewno o jej istnieniu powinien wiedzieć każdy konsultant by móc zaproponować jej instalację wtedy kiedy chcemy doposażyć klienta (a właściwie jego użytkowników) we wszystkie możliwe narzędzia do nauki własnej i rozszerzania wiedzy o systemie. Przyda się tam, gdzie użytkownicy dopiero uczą się obsługi systemu i tajników działania jego funkcjonalności. Natomiast przy instalacjach, gdzie grono użytkowników jest dobrze zaznajomione z systemem i pracuje na BC już od wielu lat (a wcześniej na Dynamics NAV), Use Dynamics nie będzie wykorzystywany często.
Niemniej jednak, to że aplikacja rozbudowuje dostępne zasoby pomocy dla użytkowników o pełny katalog filmów instruktażowych, który może pomóc zrozumieć jak działa system czy dana funkcjonalność jest ogromną wartością. Otrzymujemy szybki dostęp do portalu z materiałami wideo wysokiej jakości (pod względem technicznym i merytorycznym) wprost z poziomu BC. Omówione w materiałach zagadnienia, z innej perspektywy i innym językiem niż oficjalna dokumentacja, mogą pomóc w przełamaniu bariery użytkownika w chęci poznawania kolejnych funkcji systemu.
To w jaki sposób rozszerzenie serwuje użytkownikowi tę wiedzę (szczególnie w postaci okna z wbudowaną przeglądarką www) może nie jest rozwiązaniem doskonałym (chyba po prostu nie jestem fanem wyświetlania zawartości www bezpośrednio w oknach Stron BC), a bywa wręcz uporczywym (każdorazowe odpytywanie o zgodę na cookies przy każdym odświeżeniu), ale wciąż merytoryczna zawartość broni wysokiej oceny całościowej dla tej aplikacji.
Do tego należy pamiętać, że aplikacja jest dostępna za darmo. Nagranie ponad 600 filmów ze wszystkich obszarów Business Central, jest ogromnym wkładem społecznym Abakion w edukację użytkowników na temat standardowych procesów i funkcjonalności w BC. Jest to docenione nie tylko przeze mnie, ale również przez wielu użytkowników Use Dynamics, co widać po wysokich ocenach aplikacji na AppSource ↗.
Aplikacja Use Dynamics
W skrócie
Rozszerzenie daje dostęp z poziomu BC do wysokiej jakości materiałów wideo będących dodatkowymi zasobami pomocy użytkownika w codziennym użytkowaniu BC i jego parametryzacji.Zalety
- Łatwa instalacja i brak konfiguracji
- Duża biblioteka filmów - ponad 600
- Wysoka jakość materiałów
- Całkowicie za darmo!
Wady
- Obsługa poprzez zewnętrzny UI
- Użycie wbudowanej przeglądarki
- Każdorazowe zapytania o cookies
